10-01-2012

internship/

HAFF zoekt stagiairs!

by: HAFF
Abstract: 

Het Holland Animation Film Festival zoekt:
Een coördinator gastenservice

De 15de editie van het Holland Animation Film Festival vindt plaats van 28 maart tot en met 1 april 2012. Vijf dagen lang biedt het festival in Utrecht een verrassend aanbod van animatiefilms, exposities, talkshows, lezingen en workshops op verschillende locaties in de binnenstad. Het Holland Animation Film Festival is een jaarlijks cultureel evenement en geniet internationale bekendheid. Het HAFF is een belangrijke ontmoetingsplaats voor filmmakers, producenten, studio’s, studenten en docenten van kunstvakopleidingen uit Nederland en ver daarbuiten.

Functieomschrijving coördinator gastenservice
De gastenservice coördinator ondersteunt de productieafdeling in al haar activiteiten. Je coördineert alle werkzaamheden betreffende de reis, de ontvangst en het verblijf van festivalgasten en -genodigden en draagt zorg voor een professionele en vriendelijke uitstraling van het festival naar de gasten toe. Het is een belangrijke functie waarbij je veel contact hebt met de verschillende hotels in Utrecht en de internationale en Nederlandse filmmakers, producenten, studenten en juryleden.

 

Taakomschrijving

·         Assisteren bij de algemene productionele voorbereidingen;

·         Accreditatieformulieren voor gasten maken;

·         Voorbereiden van uitnodigingen voor gasten en het bewaken van het uitnodigingen beleid;

·         Coördineren, voorbereiden en verzorgen van mailings (waaronder uitnodigingen voor het festival en de openingsavond) in samenwerking met collega's;

·         Binnenkomende accreditaties verwerken;

·         Contact onderhouden met gasten uit binnen- en buitenland;

·         Contact onderhouden met hotels en hostels;

·         Hotelreserveringen coördineren;

·         Vervoer van gasten van en naar Schiphol coördineren;

·         Gastenmappen samenstellen;

·         Gastenbalie coördineren:

·         Leiding geven aan het team van vrijwilligers achter de gastenbalie tijdens het festival;

·         Uitgifte van festivalpassen coördineren;

·         Problemen van gasten oplossen tijdens het festival;

·         Contact onderhouden met diverse betrokkenen zoals filmmakers, producenten, juryleden en studenten;

·         Hotelrekeningen controleren en afhandelen;

·         Schriftelijk verslaglegging ten behoeve van het festivalverslag.

 

 

 

Onderzoek

Naast de omschreven werkzaamheden is er ruimte en gelegenheid om op eigen initiatief, maar in samenwerking en overleg met het HAFF, een onderzoek op te zetten en uit te voeren.

Vereisten

·         Vaardigheid in Word, Excel en databases.

·         Organisatorische vaardigheid;

·         Stressbestendigheid;

·         Zelfstandig en initiatiefrijk;

·         Flexibele werkhouding;

·         Teamgeest;

  • Communicatieve vaardigheid;

·         Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (mondeling en schriftelijk);

·         De bereidheid, indien nodig, 's avonds en in het weekend te werken.

·         Proactieve houding;

 

Periode
Per 2 januari tot en met 27 april 2012, fulltime.
Vanwege verschillende deadlines en de aard van de organisatie worden er flexibele werktijden gehanteerd.

Wat biedt het Holland Animation Film Festival?

Een veelzijdige werkplek waar je veel ervaring kunt opdoen, zowel in je eigen vakgebied als op het gebied van het werken voor een internationaal cultureel evenement in het algemeen. Door de organisatiestructuur van het festival en de inhoud van de functie, krijg je in relatief korte tijd een breed beeld van hoe een festival inhoudelijk en logistiek georganiseerd wordt. Je werkt samen met enthousiaste collega's in een klein team van vaste en tijdelijke medewerkers en stagiaires van verschillende opleidingen.
 

Vergoeding

Het festival biedt een vergoeding van € 150,- per maand.

Eventuele reiskosten worden ook door het festival vergoed.

Contact
Heb je belangstelling voor deze functie, stuur dan op korte termijn je cv inclusief motivatiebrief naar Rob Kuijpers, rob@haff.nl

Voor meer informatie en de sollicitatiedeadlines: www.haff.nl, of bel naar 030-2331733

 

When/

16-01-2012 - 28-04-2012
 

Where/

Holland Animation Film Festival HAFF

15

JAN

Deadline/

15 Jan 2012 22:00